Holen Sie sich das Quick Start Pack

Ein professionelles Firmenwiki in weniger als einem halben Tag, ohne Folgekosten und Fallstricke – das BlueSpice Quick Start Paket macht’s möglich.

BlueSpice for MediaWiki bietet das nötige Plus an Qualitätssicherung, Prozessunterstützung, vereinfachter Edition und Administration. Alles, was Firmen für den professionellen Einsatz eines  Firmenwikis benötigen. Mit dem Quick Start Paket bringen Sie Ihr Firmenwiki in kürzester Zeit erfolgreich zum Laufen.

Das BlueSpice Quick Start Paket besteht aus folgenden Leistungen:

• Das original BlueSpice-Softwarepaket
• Komplettinstallation via Fernzugang
• Einrichten des Wikis
• Kostenloser Wartungsvertrag für das erste Jahr

Komplettpreis: nur 1.499,- Euro - Jetzt sichern!

Robert, Stephan und Tobi bei der Arbeit.

Aber nicht nur auf der technischen Seite hat sich so einiges getan. Wir haben versucht BlueSpice-Nutzern verschiedenste Plattformen zur Verfügung zu stellen, um aktuelle Informationen über das Produkt BlueSpice und seine Funktionsweise zu erhalten. Erste kleine Anleitungsvideos wurden erstellt und auf der neuen Homepage von BlueSpice wurden auch erste Anlaufpunkte für eine BlueSpice-Community geschaffen.

Auch der Vertrieb kommt so langsam in die Gänge. Pakete wurden geschnürt, Verträge unterbreitet und ein umfassendes Partnerprogramm steht in den Startlöchern.

All die Bemühungen basieren nicht zuletzt auf der Motivation durch über 3000 Downloads von BlueSpice, positiven Feedback und konstruktiven Anregungen von BlueSpice Begeisterten. Vielen Dank dafür. Auch dass im Forum erste „User helfen User“ Bemühungen zu sehen sind, freut uns ganz besonders.

Dennoch die Mehrheit der Leute, die auf der Suche nach einem professionellen und leicht handhabbaren Firmenwiki sind, haben noch nie etwas von BlueSpice gehört. Wichtige Entscheidungen werden unter anderem mit dem Argument „MediaWiki finde ich zwar besser, ist aber dafür nicht geeignet“ getroffen, ohne zu wissen, dass durch BlueSpice oft genannte Mängel von MediaWiki behoben sind und Sie weitere nützliche Funktionen erhalten.

Deshalb: Sie haben BlueSpice bereits installiert? Melden Sie sich bei uns als Testimonial und beschreiben Sie, wie Sie BlueSpice verwenden. Dazu finden Sie auf www.blue-spice.org ein Formular, das Sie 2 min kostet und uns sehr freut. Helfen Sie uns BlueSpice weiter zu verbreiten.

Wie Sie das "Upload and insert image -Tool" von BlueSpice for MediaWiki funktioniert, dazu finden Sie hier eine Anleitung.

1. Bild einfügen mit dem WYSIWYG Editor

1.1 Klicken Sie auf Bearbeiten und wechseln Sie dann zur WYSIWYG-Ansicht. Aktivieren Sie danach das Bild einfügen -Tool. Sie erkennen es an dem kleinen Baum, der auf dem Button zu sehen ist.

1.2 Um ein vorhandenes Bild einzufügen, suchen Sie nach dem Bild in der Bibliothek, die Sie auf der linken Seite des Bild einfügen-Fensters angezeigt sehen. Um ein Bild schneller zu finden, können Sie die Filter-Funktion benutzen. Geben Sie dazu einfch die Anfangsbuchstaben des Bildnamens ein und Ihnen werden aus der Bibliothek entsprechend passende Ergebnisse heruasgefiltert. Haben Sie das gesuchte Bild gefunden? Dann klicken Sie auf das Bild, um es auszuwählen.

1.3 Auf der rechten Seite des Bild-einfügen-Fensters finden Sie die sogenannten Details. Hier können Sie dem Bild eine neue Größe zuordnen und einen Alternativtext, d.h. eine Bildunterschrift eingeben. Darunter befindet sich der Punkt Ausrichtung; dort kann die Position des Bildes im Artikel (keine, links, zentriert, rechts) festgelegt werden. Wählen Sie die gewünschten Eigenschaften und klicken Sie auf ok.

1.4 Danach sehen Sie in der WYSIWYG-Ansicht das Bild im Artikel. Klicken sie dann auf Seite speichern.

2. Bild als Vorschaubild einfügen

2.1 Weiderholen Sie die Schritte wie bei Punkt 1.1 bis 1.3 beschrieben.

2.2 Wenn Sie die Darstellung des Bildes im Text variieren möchten, wählen Sie unter Dekoration den Punkt Vorschaubild (oder eines der anderen Optionen wie keine, gerahmt oder umrandet) aus. Klicken Sie auf ok.

2.3 Danach die Seite speichern.

 3. Das Bild in der Wikicode Ansicht, Bild hochladen und einfügen

2.1 Klicken Sie auf bearbeiten. Wenn sich bereits ein Bild im Artikel befindet, so sehen Sie in der Wikicode Ansicht beispielsweise folgenden Code.   [[Bild:Beispiel.jpg|200px|left|thumb|BlueSpice]] also [[Link auf Bilddatei: Dateiname|Größe|Position|Darstellung|Bildunterschrift]]

2.2 Wie lade ich ein Bild in BlueSpice for MediaWiki hoch? Benutzen Sie dazu ebenfalls das Bild einfügen -Tool. Den Button, der das Tool öffnet, finden Sie sowohl in der Wikicode- als auch in der WYSIWYG-Ansicht.

2.3 Auf der rechten Seite des Tools finden Sie den Uploader. Klicken Sie dazu auf den Reiter Hochladen. Klicken Sie auf Durchsuchen und suchen Sie nach dem Bild, das Sie hochladen möchten und wählen es aus. Wenn Sie möchten können Sie dann unter Zielname den Bildnamen umbenennen und gegebenenfalls noch zusätzliche Daten, wie z. B. Quellenangaben und/oder eine Beschreibung, hinzufügen. Klicken Sie dann auf Datei hochladen. 

2.4 Um das Bild einzufügen, suchen Sie das hochgeladene Bild auf der linken Seite in der Bibliothek. Wählen Sie das gewünschte Bild aus und fügen sie auf der rechten Seite die Angaben zu Position, Darstellung, Größe und Bildunterschrift hinzu. Klicken Sie auf ok. Danach Seite speichern.

Hier eine Anleitung, wie Sie mit dem "Upload and insert image-Tool" von BlueSpice Dateien in das Wiki einfügen können.

1. Hochladen und einfügen von Dateien mit dem WYSIWYG editor

1.1 Klicken Sie auf bearbeiten, dann wechseln Sie zur WYSIWYG editor - Ansicht. Aktivieren Sie durch einen Klick das Dateien einfügen-Tool.

1.2 Klicken Sie  im rechten Teil des Fensters auf den Reiter Hochladen. Dann suchen Sie nach der gewünschten Datei und wähle diese aus. Wenn Sie die Datei umbenennen möchten, dann ändern Sie den Zielnamen. Sie können zusätzlich weitere Angaben zur Datei machen, z.B. eine Beschreibung oder die Quelle angeben. Klicken Sie dann auf Datei hochladen.

1.3 Die Datei befindet sich nun im Wiki selbst. Um die gerade eben hochgeladene Datei zu finden, suchen Sie sie im linken Teil des Fensters, das eine Art Bibliothek darstellt. Die Suche geht schneller, wenn Sie die Filter-Funktion benutzen. Haben Sie die gewünschte Datei gefunden? Dann wähle Sie sie aus und klicken auf ok.

1.4 Jetzt befinden wir uns wieder in der WYSIWYG- Ansicht, wo man den Link auf die Datei sieht. Um nun die Beschreibung, also den dargestellten Namen zu ändern, benutzt man am besten den die Wikicode Ansicht. Der Link sieht ungefähr so aus [[Media:filename.pdf]]. Um nun den angezeigten Dateinamen zu verändern fügen Sie einen geraden Strich (Pipe) und den neuen Namen ein  [[Media:Dateiname.pdf|Beispiel]]. Klicken Sie auf Seite speichern. Sie sehen, der Dateilink heißt nun Beispiel. Wenn Sie auf den Link klicken, wird ihnen das Dokument angezeigt.

2. Datei hochladen und einfügen mit der Hochlademaske

2.1 Benutzen Sie dazu die widget bar auf der rechten Seite. Sie aktivieren Sie durch einen Klick auf das Sternchen. Wählen Sie unter Werkzeuge Datei hochladen aus.

2.2 Oben sehen Sie ein eine Beschreibung wie sie das Hochladeformularbenutzen können. Darunter befindet sich die Hochlademaske selbst und eine Auflistung der Dateiformate, die erlaubt sind, um sie ins Wiki hochzuladen.

2.3 Klicken sie auf Hochladen und suchen Sie dann die Datei für den Upload aus. Wenn nötig, können Sie den Zielnamen umbenennen und zusätzliche Informationen über das Dokument angeben. Klicken Sie dann auf Datei hochladen.

2.4 Gehen sie zu der Seite auf der Sie die Datei einfügen wollen. Klicken Sie dort auf bearbeiten.

2.5 Sie landen zunächst in der Wikicode Ansicht, aber auch hier befindet sich das Datei einfügen -Tool. Klicken Sie auf  Datei einfügen. Suchen Sie, eventuell mit der Filter-Funktion, nach der hochgeladenen Datei in der Bibliothek auf der linken Seite. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf ok.

2.6 Führen Sie, wie oben aufgeführt, gegebenfalls den Schritt 1.4 durch.

• 12.07.11, 15 Uhr: BlueCraft - Anlagenbeschreibungen, Betriebshandbücher, Qualitätshandbücher u.v.m. lassen sich mit Wikis schnell und einfach aktuell halten. BlueCraft bietet Ihnen eine komfortable und schnelle einsetzbare Komplettlösung. Erfahren Sie mehr darüber.
• 13.07.11, 15 Uhr: BlueSpice - Wir machen mit Ihnen einen Rundgang durch das Open Source Firmenwiki "BlueSpice" und stellen Ihnen einige Highlights vor.

Wir freuen uns über Ihre Anmeldung.

Richard Heigl und Markus Glaser stellen dort das neue BlueSpice vor und besprechen Themen, die nicht nur für Unternehmen interessant sind: Rechtemanagement, Suche, Qualitätssicherung und Prozessunterstützung. Im Chat können Sie dazu direkt Fragen stellen.

• Hier schalten Sie sich dazu:  www.livestream.com/bluespice
• Und nicht zuletzt: die offizielle Pressemitteilung zum Nachlesen

Radovan Kubani und Richard Heigl führen Sie gut gelaunt durch das System.

Natürlich haben Sie im Anschluss die Gelegenheit Fragen zu stellen.

Die nächsten Termine sind:

Do, 16. Juni 2011 - 15 Uhr
Mi, 22. Juni 2011 - 15 Uhr

Ihre Anmeldung senden Sie bitte an: koepff@hallowelt.biz
Wir lassen Ihnen dann die Zugangdaten zukommen.

Hier ein kurzer Überblick über die Themen:

Wiki wird zentrale Wissensplattform unserer Filialen

Das für die Neustrukturierung eingeführte Content Management System erwies sich bald als unpraktisch. Die BerlinApotheke etablierte schließlich auf Basis der Software MediaWiki eine allgemeine Wissensplattform. Mit dem Wiki ließen sich jetzt die Workflows dynamisch optimieren. Der offene Prozess der Wissenssammlung im Wiki machte die Unternehmensorganisation transparent und förderte die interne Kommunikation.

Die Idee, das Wiki auch als Qualitätsmanagementsystem einzusetzen und nach der DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen, war nur ein konsequenter Schritt. Wesentliche Vorteile des Wikis wie z.B. die Verlinkung zu anderen Prozessen, Dokumenten und das Einfügen von Weblinks, konnten für das Qualitätsmanagement genutzt werden. Zudem konnte das Qualitätsmanagementsystem dezentralisiert werden. Sie erleichterten das Arbeiten und steigerten die Effizienz. Mit den alten Systemen war das so nicht möglich. Das vorher verwendete Intranet und das Dokumentationssystem wurden schließlich zugunsten eines Systems, nämlich des Wikis, aufgegeben.

Konzeptionelle und technisch unterstützte uns die Hallo Welt! - Medienwerkstatt bei diesem Projekt der Restrukturierung.

Vier Schritte zum QMS-Wiki

Für die Vorbereitung der Übersetzung des Qualitätsmanagements in das Wiki wurde viel Zeit eingeplant, um alle Eventualitäten mit einzubeziehen und durchzudenken. Damit konnte ein möglichst sicheres und optimales Ergebnis erzielt und die Zertifizierung gewährleistet werden.

In einem ersten Schritt wurden Anforderungen an die Funktionen des Systems gestellt. Richtungsgebende Fragen waren dabei:

• Was ist an technischer Infrastruktur bereits vorhanden?
• Wo sind wesentliche Verbesserungen notwendig?
• Welche Funktionen müssen zusätzlich generiert werden? (vor allem in Bezug auf die Anforderungen nach der ISO 9001)
• Wer ist für den Aufbau zuständig?

Schritt  zwei des QMS-Projekts betraf die Strukturierung und Festlegung von Inhalten mit Hilfe eines Kernteams. Deshalb wurden für das QMS Projekt sowohl Mitarbeiter aus den Fachbereichen, als auch aus der IT herangezogen. Zudem nahmen wir einige sogenannte „Poweruser“ ins Team, die reell mit dem QMS nichts zu tun haben, jedoch über ihre eigenen Blickwinkel auf die Themen für das schnelle Ausarbeiten der Inhalte wichtig waren.

In Schritt drei wurden die Planungen umgesetzt, ein Redaktionsteam gebildet und das System intern beworben und vorgestellt.

Die Abnahme und Rezertifizierung durch den Auditor Ende 2009 stellte den letzten Schritt dar.
Um das Zertifikat zu erhalten, war es notwendig, entgegen dem Wiki-Prinzip bestimmte Prozesse zu schützen. Dazu wurde von der Hallo Welt! ein Freigabemechanismus entwickelt, der sicherstellte, dass der jeweilige Prozess vom Prozessinhaber überprüft wird.

„Es war ein Kraftakt, die Prozesse neu zu strukturieren und ins Wiki reinzustellen. Für viele Mitarbeiter, die bisher wenig im Wiki gearbeitet haben, war es nicht einfach, aber wir haben es geschafft. Der Auditor war ganz begeistert vom Wiki, und als ich gleich ein Foto von ihm machte und ihn ins Wiki reinstellte, war er hin und weg.“
(Mi-Young Miehler, Projektleiterin)

Es sei noch der Kommentar des Auditors erwähnt, der ein großes Lob aussprach, da das System nun zu einer bereichsübergreifende Kommunikationsplattform ausgebaut wurde, die weit über die Weitergabe und Dokumentation von  Prozesserfahrung hinaus geht.

Ergänzende Erfahrungen

Nachdem nun schon etwas Zeit vergangen ist, gibt es vor allem zwei Funktionen, die als Vorteile des Systems hervorstechen.

• Zum einen die Versionierung, über die nachvollziehbar wird, wer und wann welche Änderungen vorgenommen hat. Ideal für die Dokumentation.
• Zum anderen ist die sehr gute Suchfunktion, vor allem die Volltextsuche, wesentlich. Prozesse, von denen man den genauen Namen nicht mehr weiß, werden so wieder auffindbar. Zudem kann nun, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, herausgefunden werden, in welchen Prozessen dieser Mitarbeiter involviert war. Die Sucheingabe des Namens im QMS Namespace liefert Ergebnisse über den Arbeitsbereich der Person, so können drohende Lücken aufgedeckt werden und schnell eine entsprechende Vertretung organisiert werden.

Herzlichen Dank an Frau Miehler für den Erfahrungsbericht

Ausgewählte Bekannte und Freunde der Hallo Welt! wurden eingeladen, um das neue „BlueSpice for MediaWIki“ genauer unter die Lupe zu nehmen. BlueSpice ist unser aktuelles Projekt, um aus einem MediaWiki ein businesstaugliches Firmenwiki zu machen. Erweiterungen und Designanpassungen sollen das Arbeiten mit dem Wiki erleichtern und Einstiegshürden minimieren.  Das besondere an der Sache: BlueSpice wird ebenso wie die Basissoftware MediaWiki als freie Open Source Software verfügbar sein.  Zwei Versionen soll es geben: basic, eine abgespeckte Version, damit auch Vereine etc. mit einem Wiki arbeiten können und fully featured, auf Unternehmen hin optimiert.

Doch zurück zum Projekttag: er begann mit einem gemütlichen Zusammenfinden und den ersten Litern Kaffee, um mit Schwung in den Tag starten zu können. Nach einer kleinen Vorstellungsrunde gings auch schon los mit einer kurzen Präsentation  von BlueSpice. Ziele, aktueller Stand und Technikgrundlagen sollten einen ersten Einblick in das Wiki gewähren. Danach erhielten die Teilnehmer einen kleinen Leitfaden und konnten (und sollten) das Wiki auf Herz und Nieren testen. Die Männer legten voller Begeisterung los. Die Stimmung wechselte zwischen konzentrierter Stille und interessierten Diskussionen. Immer wieder hörte man ein überraschtes „Häh?!“ oder ein begeistertes „cool!“, gelegentlich auch ein „Mist!“.  Alles in allem waren die Teilnehmer sehr angetan von unserem Wiki,  und einer schien sogar so begeistert, dass er gleich den Blog geklaut hatte.

Das Feedback ergab viele hilfreiche Anregungen bezüglich des Designs, zusätzlichen Funktionen und Optimierung vorhandener Funktionen. Die Tipps bezüglich Microblogging, und generell Qualitäts- und vor allem Kommunikationssteigerung fielen bei uns auf fruchtbaren Boden. Natürlich lief beim Bearbeiten des Testauftrags nicht alles glatt, und so fanden einige Bugs ihren Weg ans Tageslicht unserer beta-Version. In den nächsten Wochen werden also die Finger unsrer Programmierer wundgetippt, um möglichst bald eine fertige basic-Version von BlueSpice herausbringen zu können.

Besonderen Anklang fand im Übrigen unsere Shoutbox,  ebenso der hinsichtlich Übersicht optimierte Adminbereich, und auch unsere Facettensuche erhielt ein großes Lob.

Nach einem reichlichen Mittagsessen startete der zweite Teil des Projekttages. Nun wurde das Geschäftsmodell von blue spice diskutiert. Besonders heiße Diskussionen flammten auf, als es darum ging, wie man Programmierer dazu bekommt, sich an dem Projekt zu beteiligen. Eine spannende Sache, die uns noch weiter beschäftigen wird.

Tja, und mir nichts dir nichts, war der Tag auch schon vorbei (fotografisch festgehaltene Eindrücke sind auf flickr zu finden).

Danke an alle Beteiligten, die einen wunderschönen Sonnensamstag für uns geopfert haben, um mit uns ein Projekt zu testen und zu diskutieren, von dem man in nächster Zeit noch viel hören wird.

Wir haben uns sehr gefreut, dass Ihr dabei wart und uns bestätigt habt, dass wir mit BlueSpice for MediaWiki auf dem richtigen Weg sind.

Fazit: blue spice -  heiß diskutiert und scharf getestet!