Forschung und Entwicklung. Q.: Schaeffler Gruppe

Wie machen sich Wikis in Unternehmen? Bewähren sie sich? Paul Seren, Leiter des Wissensmanagements der Schaeffler Gruppe hat schon vor Jahren ein Unternehmenswiki eingeführt. Es ist heute eines seiner Erfolgsprojekte. Hallo Welt! sprach mit ihm über seine Erfahrungen.

Herr Seren, das Unternehmenswiki von Schaeffler ist bereits seit 2007 aktiv, hat ca. 1000 angemeldete Nutzer und ca. 2000  Einträge. Sind Sie wunschlos glücklich?

Prinzipiell ja: Ein Wiki im Unternehmen scheint immer mehr dem Informationsbereitstellungsbedürfnis der Mitarbeiter zu entsprechen. Der Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz im persönlichen Internet-Einsatz von Wikipedia, sowie die sich verändernde Kommunikation um Internet sind hierzu sicher eine riesige Hilfestellung. Dennoch treffen im Unternehmensgebrauch konventionelle Gedanken-Welten der „gesicherten Ablagen“ mit dieser gemeinsamen Aufbereitung zusammen – hier ist eine intensiver Informations-/Einweisungsbedarf zur Kultur-Anpassung notwendig.

Sie haben den Impuls für das Schaeffler Wiki gegeben. Welche Idee steckt dahinter?

Die Grundidee entstammt aus der „Dokumentation“ des Wissen von Mitarbeitern, welche das Unternehmen aufgrund der Erreichung des Rentenalters verlassen (Methode Expert Debriefing): Einerseits sind gerade langjährige Mitarbeiter sehr stark vernetzt: Die eigene Arbeit hat eine Menge an Relationen zu anderen Wissen-und Arbeitsgebieten. Hier bieten Wikis mit seiner einfachen Vernetzungsmöglichkeit (interne und externe Links, Interwikilinks, Kategorisierung) gegenüber allen anderen Dokumentationssystem wesentliche Vorteile und vielfältige Möglichkeiten.

Andererseits: Das Wissen entwickelt sich weiter, Zusammenhänge verschieben sich, auch andere Mitarbeiter wissen etwas zu dem Thema, das Wissen ist eben kein „Snapshot“. Und hier greift der Wiki-Ansatz in einem  besonderen Maße:  Die Inhalte lassen sich ständig aktualisieren und sie werden auch aktualisiert.  Der Wissensschatz eines Experten kann die Initial-Zündung sein, aber sie wird in einem Wiki niemals so verstauben wie z.B. eine eventuell mit dem gleichen Inhalt erstellte Powerpoint-Datei.

Auch Wikis altern. Wo sehen Sie die größte Herausforderung mit „reifen“ Wissensportalen?

Die Herausforderung liegt in der aktiven Mitarbeit der bei uns als „Wiki-Gärtner“ bezeichneten Wiki-Verantwortlichen aus den Fachbereichen, welche sich um die größeren Themen-Cluster kümmern. Anpassung und Flexibilität sind nötig und letzten Endes auch gemeinsame Initiativen („Aufräumaktionen“) , damit das Unkraut nicht den sinnvollen Inhaltskern überdeckt.

Mir scheint, dass bereits etablierte Wiki-Systeme irgendwann vor dem Problem stehen, dass es einen neuen Anfang geben muss, weil neue Mitarbeiter das Wiki inhaltlich anders – „für sich“ –  gestalten wollen oder weil mit der ständigen Veränderung in dynamischen Wissensgebieten der Pflegeaufwand so groß wird, dass es einfacher scheint, alles einfach neu schreiben zu dürfen. Liege ich da richtig oder tritt das Problem bei Schaeffler erst gar nicht auf?

Ich denke, wir sind noch nicht an diesen Punkt angekommen. Aber: In einem Wiki mit der Verteilung der Pflegeverantwortlichkeit auf viele Schultern ist es wesentlich einfacher, Anpassungen durchzuführen als in klassischen eher hierarchischen Ablagesystemen.  Es geht ja grundsätzlich nichts verloren, es entstehen eher neue „Blickwinkel“ auf die Wissensinhalte. Natürlich muss immer wieder bewusst gemacht  werden, dass nichts abgeschlossen ist. Je abgeschlossener ein Bereich und dann noch mit einer geringen Zahl an mitwirkenden Mitarbeitern, um so mehr wächst die Gefahr, dass unveränderbare Monolithe entstehen, welche schwerfällig für Veränderungen sind.

Dokumentieren sie eigentlich bestimmte Zwischenstände des Wikis? Oder gibt es eine Routine für die Archivierung älterer Artikel?

Nein!

Nun ist ein international aufgestelltes Unternehmen wie Schaeffler ist zwingend mehrsprachig. Wie gehen Sie mit dem Problem im Wiki um? Welchen Lösung haben Sie dafür gefunden?

Wir unterstützen das Unterrnehmens-Wiki auf Deutsch und Englisch. Sollte es zu einer deutschsprachigen Wiki-Seite eine vergleichbare Seite im englischen Wiki geben, wird mit Interwiki-Links der Querverweis mit eingebracht. Es gibt nur in den wenigsten Fällen eine 1:1 Übersetzung – welche auch dann nur für den Zeitpunkt der Erstellung so gesehen werden kann. Grundsätzlich sind es eben zwei unabhängige Seiten in zwei unterschiedlichen Wikis – damit ist unser Vorgehen mit der Internet-Wikipedia-Welt vergleichbar.

Sie arbeiten für die inhaltliche Organisation des Wikis mit sehr visuellen Hilfsmitteln wie Wissenslandkarten. Hat sich das bewährt? Brauchen wir für Enterprise 2.0-Projekte noch einen eigenen Methodenapparat oder sind aus ihrer Sicht die etablierten Methoden der Gruppenarbeit ausreichend?

Die Wissenslandkarte ist generell nur ein Gedankenmodell – diese verändert sich ständig und ist auch daher nicht eine „verbindliches“ Dokument. Die Wissenslandkarte im Moment ist daher eher nur „sichtbar“ in der Auswertung der Kategorien-Zuordnung/Hierarchisierung der Wiki-Seiten. Bewährt hat sich bisher schon der Gedankengang, dass eine Information einer Wiki-Seite nicht zwangsläufig nur in einem Teil-Ast einer Wissenslandkarte steckt, sondern durch die Kategorien mehreren „Sichten“ zugeordnet sein kann. Von daher  reichen die Methoden aus – sie finden in Wiki aber eine anfassbare Umsetzungsmöglichkeit.

Herr Seren, vielleicht noch zum Schluss, wo sehen Sie den größten Bedarf  in der Weiterentwicklung des Wissensmanagements mit Wikis?

Es ist die Organisation und die Kultur im Unternehmen, welche den Umgang mit dieser Art der gemeinsamen Erstellung  von Inhalten als „selbstverständlich“  zu akzeptieren lernen muss. Dies erfordert Umdenken und das Loslösen von gewohnten Strukturen. Aber es ist auch die große Chance für Unternehmen, welche sich einer dem Idealbild einer „lernenden Organisation“ bewusst nähern wollen!

Herr Seren, wir danken Ihnen für das Gespräch!

Das Interview führte Richard Heigl.

Und 2008 standen wir frustriert in einer Nebengasse, weil direkt gegenüber für ein Forum riesige Vorhänge zur Abschirmung gespannt waren. Es war schlicht zum Davonlaufen: Auf dem Forum wurde über Web 2.0 gesprochen und die andächtig Lauschenden konnten nicht, wie diabolisch von uns ausgeheckt, ihren sanften Blick auf unseren Stand werfen auf dem riesig “Firmenwikis” stand. Bei uns trafen sich dann eher diejenigen, die mal in Ruhe telefonieren wollten. Und das war auch die Cebit mit dem peinlichen Nachbarn. Ein Rotschopf, der uns unbedingt einreden wollte, dass wir Hostessen bräuchten. Das war ein Elend. Nicht ganz: Wir haben dort Martin Koser (frogpond) kennengelernt. Ja, und Anton Simons vom AW-Wiki. Und viele andere.

Das ist das Alleinstellungsmerkmal der Messe: Dort trifft sich die “Family” und zwar öfffentlich. Und wie üblich gibt es in der Family Leute, die man schätzt und andere, die man weniger mag. Aber man kann herausfinden, mit wem man auf Dauer Kontakt aufbauen möchte und wer der Richtige für mein Projekt ist. Sofern die Aussteller nicht nur Vertriebler und Hostessen hinschicken. Das ist das eine.

Das andere ist, dass auf der Messe auch wirklich miteinander geredet werden kann. Deswegen ist die Webciety für uns in jeder Hinsicht interessant, weil  Ausstellung, Fachinformation und Gesprächsraum eine Einheit bilden. Wo es einer Messe gelingt, diese drei Elemente für Themen zu organisieren, und das heißt auch, dieses als Erlebnis zu gestalten, hat sie auch kein Problem mit Besucherzahlen.

Das inhaltliche Programm der Webciety organisiert wieder Björn Negelmann von Kongressmedia. Und Hallo Welt! beteiligt sich auch an den Debatten:

Am Mittwoch wird Radovan Kubani im Open Stage “blue note for MediaWiki” vorstellen. Am Nachmittag diskutiert Markus Glaser “Kollaborative Technologien”. Am Donnerstag darf ich mich zu “Open Business Models” äußern und Am Samstag schließlich Anja Ebersbach zum Thema “Medienkompetenz für das Web 2.0″. Das werden wir im Überlick noch irgendwann auf unsere Website stellen. Aber man kann es sich ja schon mal vormerken.

Darin zeichnen sich die aktuellen Tendenzen der Diskussionen um Wissensmanagement mit Web 2.0-Technologien ab: Standen vor ein/ zwei Jahren noch technologische Fragen im Vordergrund, so tauschen heute die Unternehmen ihre Erfahrungen aus. Vor allem die Frage nach der Motivation der Nutzer steht heute ganz oben auf der Agenda. Und nicht zuletzt die Kommunikation in Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Teilkulturen und Sprachen. Themen, die Hallo Welt! seit Beginn an adressiert. Nun aber lassen sich theoretische Konzepte und unserer Erfahrungen mit der betrieblichen Praxis in den unterschiedlichsten Branchen abgleichen.

Es referiert ein Ensemble internationaler Referentinnen und Referenten.  Ich werde auch hinfahren und in diesem Blog darüber berichten. Nicht zuletzt bin ich auf den Block “E2.0 beyond blogs & wikis: BPM 2.0 & CRM 2.0″ gespannt. Auch für mich ein kleiner Blick über den Tellerrand.

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Tenor der Beiträge war, dass die Einführung eines Wikis eine Managementaufgabe ist, für die Geld und Personal zur Verfügung stehen muss. Perspektivisch sehen wir von Hallo Welt! zwei Entwicklungen:

• der Schwerpunkt der künftigen Entwicklung wird auf der inhatlichen Arbeit und Prozessorientierung liegen
• Wissensmanagement wird noch mehr und radikaler  “bottom-up” organisiert  werden müssen

Das soll jedoch nicht heißen, dass technisch nicht mehr zu tun wäre. Doch die technische Anpassung und Integration folgt immer weniger der Faszination, die von den technischen Spielmöglichkeiten ausgeht, sondern von den Anforderungen des betrieblichen Alltags.

Die Folien gibt es online zum Download.

Ok, das klingt für den Außenstehenden vielleicht etwas trocken, ist aber super spannend, weil dahinter Zukunftsfragen stehen: Wie sieht heute die Arbeitswelt von Leuten aus und wie wird sie in zehn Jahren aussehen?

Zu beobachten ist, dass Prozesse, Kommunikation und Dokumentation in den Unternehmen zunehmend dezentral organisiert werden: über mehrere Standorte verteilt, im engerem Zusammenspiel von Organisationseinheiten etc. Dazu braucht man Systeme und Verfahren, die diesen dezentralen Strukturen gerecht werden.

Aus diesem Grund ist  “Enterprise 2.0″ auch kein Hype, sondern kennzeichnet einen mittelfristigen Wandel der Kommunikationspolitik auch in den Unternehmen. Es geht ja nicht darum, ein Wiki oder ein Weblog einzurichten. Gefragt ist vielmehr ein neues Denken – Entwicklung “bottom-up”, wirkliche Einbeziehung von Mitarbeitern, Schaffung kommunkativer Freiräume. Die Web 2.0-Technologien regen diese Debatte lediglich an und ermöglichen den Strukturwandel.

Wer diesen Weg gehen will, braucht eine Strategie, das nötige Know-how, Manpower und Unterstützung. Unser Ansatz Beratung und Softwareprogrammierung zu kombinieren, hat sich daher als inhaltlich völlig richtig erwiesen.

Und die Leute aus der Unteren Bachgasse machen weiter und gehen die nächsten Schritte. Auf der Oberfläche wird dies durch ein Redesign deutlich, das bis Anfang 2010 umgesetzt wird. Auch dieses Blog ist Teil einer umfassenden Neuausrichtung:  Wir möchten diese Entwicklungen noch aktiver mitgestalten und noch enger mit Ihnen -  Kunden, Kollegen, Freunde, Neugierige, Innovatoren etc. – ins Gespräch kommen. Ideen teilen? Machen wir.