Social Networks in Unternehmen, das ist häufig noch ein Thema für große Unternehmen. Doch auch mittelständische Unternehmen denken zunehmend darüber nach, mit einem Social Network die Kommunikation im Unternehmen zu beleben und das bisherige „Intranet“, also in der Regel ein Content-Management-System durch eine dynamischere Software abzulösen.

Ihr Ziel ist die Schaffung eines Expertennetzwerkes. Wissen und Informationen sollen schnell im Unternehmen erarbeitet und verteilt werden. Nicht zuletzt will man Unternehmenseinheiten integrieren, Arbeits- und Innovationsprozesse beschleunigen.

Die Anbieter entsprechender Software arbeiten mit dem Versprechen, dass ihre Software natürlich alle Anforderungen des Unternehmens an das „Intranet“ erfüllt werden.  Doch hinter den Lösungen stecken ganz unterschiedliche Philosophien und Zielvorstellungen, die in die Software eingeflossen sind. Das gilt auch für die drei Lösungen, die ich mir systematisch angesehen habe.

• Jive: Am weitest fortgeschrittene Enterprise-Lösung, in die sehr viel Erfahrung eingeflossen ist. Sie ist mein Maßstab für den professionellen Entwicklungsfortschritt.
• ELGG ist die führende Open Source Lösung. Ein relativ junges Projekt, das schnell zu einer Art  Standard im freien Bereich wurde.
• Just Software: Eine aufstrebende Software, die für eine richtige Community (kajoo, heute Opennetworx) entwickelt wurde und so schon zig Tausend Fans gewonnen hat.

Profile

Die zentrale Funktion des Social Networks sind die Benutzerprofile. Dabei sind die meisten Unternehmen schon froh, wenn sie irgendwo im Intranet die Arbeitsbereiche, ihre Mitarbeiter und ihre Aufgabengebiete darstellen können. Aber schnell wird klar, dass ein Unternehmen viel Platz für Expertisen, Qualifikationen und Interessen benötigt. Gibt es im Unternehmen Mitarbeiter, die unseren Kunden schon von früher kennen? Welche Erfahrungen und Interessen hat die Belegschaft über die offizielle Stellenbeschreibung hinaus?

Schon ein Vergleich der Profilseiten zeigt die unterschiedlichen Philosophien: Hier ein Profil bei Just Software

Ein Unterschied zu öffentlichen Social Networks im WWW wie facebook sticht ins Auge: Die Personenprofile sind für alle Mitarbeiter vollständig sichtbar.

Jive hat seine Personen-Profile am umfassendsten an Unternehmensanforderungen angepasst. Bis hin zur Bereitstellung einer vCard zum Download findet der CEO alles, was das Herz begehrt. Leider ist für Hobbies und Privates kein Platz vorgesehen. Damit verschließt sich Jive auf dem ersten Blick einem ganzheitlichen Ansatz und auch der Realität in Unternehmen: Viele Mitarbeiter halten Kontakt über ihre privaten Interessen. Das ist für die Kooperation von enormer Bedeutung.

Mit ihrer Communityerfahrung gewichten deshalb die Macher von Just Software die „privaten“ Aussagen höher. Ihre Profilseite könnte im Bereich Ausbildung und Expertise noch mehr bieten (was sich sicher schnell nachziehen lässt).  Aber hier haben wir eine sehr einladende und übersichtliche Profilseitengestaltung.

ELGG bietet immerhin Plugins, um die Profilseite über den Standard hinaus zu erweitern. Für unsere Kunden mussten wir aber häufig die Profilseiten noch spezifisch anpassen, das eine oder andere Organigramm integrieren oder die Telefonnummern aus einem zentralen Verzeichnis einspielen. Ein herausstechendes Merkmal: In ELGG können die Nutzer Teile der Profilseite mit Widgets selbst gestalten und so ihre Kontakte und Aktivitäten ein- und ausblenden.

Gruppen

Die Gruppenfunktionen sind wichtig für Arbeitsteams, etwa um Protokolle für Projekte bereitzustellen. Über die Gruppenforen können vertieft und nachvollziehbar Fachfragen behandelt werden.

Jive hat hier viele Funktionen und die Gruppen sind auch gut verwaltbar. Die Gruppenseiten von Just Software sind richtig gut designed. Insgesamt gefällt mir hier aber ELGG am besten, weil mich die grundsätzliche Aufteilung des Layouts von der Inhaltsverteilung her überzeugt. Wieder können die Nutzer die Gruppen mit Widgets individueller gestalten und über Plugins erweitern. Allerdings muss Energie in das Design und in die Anpassung gesteckt werden, wenn kein Standard-Design verwendet werden soll.

Bei Just Software und Jive gibt der Kunde die verfügbaren Funktionen für alle Nutzer zentral vor. Das hat Vor- und Nachteile und muss kundenspezifisch entschieden werden.

Projektverwaltung? Oder zumindest ein Kalender?

... etwas nüchterner das Profil bei Jive ...

Für die Ankündigung von Events im Unternehmen oder Planung kleinerer Projekte sind Kalenderfunktionen gut brauchbar. Bei Jive ist dieser Mechanismus entsprechend in einer gesonderten Projektfunktion untergebracht, eine logische Ergänzung der Aufgabenfunktionalität, die auch nur Jive bietet. Jive kommt damit konsequent vielen Kundenanforderungen nach.

Für ELGG gibt es zwischenzeitlich auch einen kleinen Eventkalender als Plugin, der sowohl in den Gruppen als auch auf der ganzen Plattform zu finden ist.

Just Software legt konzeptionell den Schwerpunkt auf die Ankündigung von Ereignissen und klammert Projektmanagement konsequent aus. Das ist tatsächlich einen Gedanken wert. Es klingt ja immer gut, wenn ein Vertriebler sagt: „Und Sie können auch Ihre Projekte managen!“ Strategisch muss sich ein Unternehmen aber gut überlegen, wieweit sie ihre Terminverwaltung in ein Social Network übertragen will.

Dieser Schritt hat weitgehende Konsequenzen für die Unternehmensorganisation. Wie gut ist beispielsweise Ihr E-Mail-System an das Social Network angebunden? Und welche Rolle spielt künftig Ihre Mailsoftware? So kombiniert Outlook bewusst bestimmte Funktionen (Kalender, Aufgaben, Email, Kontakte). Diese Kombination wird durch eine Auslagerung des „kleinen“ Projektmanagements  aufgebrochen. Das kann sinnvoll sein, aber auch Verwirrung der Nutzer und Redundanzen nach sich ziehen. Wieder gilt: Man muss vorab die wichtigsten Kommunikationskanäle und –medien festlegen, auch das grundsätzliche Prozessmanagement im Unternehmen ist von Bedeutung, wenn es auf einmal um Kalender und Aufgabenverwaltung geht.

Foren

Eine gewisse Bedeutung haben die Gruppenforen, weil hier Feedbackkanäle zu Spezialthemen geöffnet werden. Wieder gibt es eine inhaltliche Konkurrenz zur klassischen E-Mail. Der Vorteil von Gruppenforen besteht in der gezielten Adressierung eines Expertenkreises und in der Möglichkeit der Zugangskontrolle zu den Foren. Ich möchte hier nicht weiter einsteigen, aber Foren erhalten auf einer anderen Ebene auch eine gewisse Konkurrenz durch Enterprise-Microblogging-Systeme, also wenn ein Unternehmen einen twitterähnlichen Dienst einsetzt.

Grundsätzlich haben alle drei Social Network Lösungen Gruppenforen. Die Funktion ist bei Jive wieder am umfangreichsten (man kann Foren sogar verschieben oder Einzelbeiträge per E-Mail verschicken). Die Foren von Just Software sind noch sehr rudimentär. Die ELGG-Foren sind erwartungskonformer Standard.

Kontaktaufnahme und Benachrichtigung

...und modularer die Profilseite in ELGG.

Andere Kontakte anschreiben können gehört auch zum Standard jedes Social Networks. Die öffentlichen Networks bieten aber abgestufte Möglichkeiten, der Kontaktaufnahme (zum „anstupsen“ bei facebook) und lassen Raum für Freundlichkeiten.

Diese Web 2.0-Philosophie verkörpert Just Software, hier kann man jemanden durchaus mal „ein Lächeln schenken“. Die Anbindung des Mailsystems ist eine eigene Welt. Backlinks in einer E-Mail können Probleme machen, wenn man nicht vom Intranet, sondern über ein Extranet auf das System zugreift u.v.a.m. Die Benachrichtigungen sind oft mehrsprachig und kundenspezifisch. Aber wenn es mal läuft, hat man plötzlich viele lächelnden Gesichter am Tisch sitzen.

Wiki

Hier sind wir von Hallo Welt! Partei: Der Begriff Wiki ist dehnbar. Social Networks haben sinnvollerweise eine Wissensdatenbank und Wikis sind ein absolut nutzbringende Ergänzung, wenn verallgemeinerbares Wissen von Arbeitsgruppen zusammengetragen werden soll.

Jive bietet die komfortable Möglichkeit, Seiten zu veröffentlichen. Ebenso gibt es im ELGG die Möglichkeit, Seiten in einer Gruppe zu publizieren und ggf. für alle Nutzer verfügbar zu machen. Mit einem wirklichen Wiki hat das aber nichts zu tun. Die Wikis sind nicht als technischer oder inhaltlicher Zusammenhang erkennbar, sondern als irgendwie verteilte Seitensammlung mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten. Wenn man ein DokuWiki oder ein MediaWiki danebenstellt, wird der Unterschied mit einem Schlag deutlich.

Just Software hat übrigens einen interessanten Ansatz für die „Wiki“-Seitenproduktion, den man genauer beobachten sollte: Zu jeder Wiki-Seite kann ein vollwertiges Diskussionsforum und eine Pinnwand für Kommentare eingerichtet werden. Die Seitenfunktionalitäten in den  Social Networks sind vereinfachte Publikationsmöglichkeiten für ein Firmenportal. Es muss kein Onlineredakteur zentral Wissen bereitstellen: Jeder kann publizieren. Das ist es. Und das ist auch gut.

Wissenssammlungen oder Dokumentationen gehören dann in ein richtiges Wiki oder ggf. in ein Dokumentenmanagementsystem, das jedoch an ein Social Network angebunden sein kann.

Corporate Blogging

Viel wichtiger ist die Möglichkeit zu bloggen. Hier können Berichte geschrieben, Erfahrungen ausgetauscht und neue Ideen entwickelt werden. Die Ideen müssen noch nicht „fertig“ sein, aber sie können vorgestellt und diskutiert werden. Wir haben auf einmal Raum für Hinweise auf Fachartikel und vieles andere. Nicht jeder Mitarbeiter wird bloggen. Aber diese Funktion ist im Unternehmenskontext ausgesprochen hilfreich.

ELGG ermöglicht persönliche Blogs. Jeder Nutzer kann seine Blogbeiträge schreiben. Und Blogs für Abteilungen sind nicht möglich, außer man richtet der Abteilung einen eigenen Account ein. Ein richtiges Weblog sieht bewusst anders aus und kann eine ernsthafte Alternative sein. Dennoch kommt diese Funktion außerordentlich gut bei den Mitarbeitern an. Ausgefuchster ist der Ansatz von Jive, das den Nutzer die Freiheit lässt zu entscheiden, wo der Blogbeitrag publiziert werden soll.

Suchen und finden

Eine gute Suche unabdingbar. Und wenn Sie verschiedene Informationsquellen haben, ist es eine interessante Frage, wie Sie damit umgehen. Wieder spielt die Philosophie der Softwarehersteller eine Rolle. Just Software lässt den Nutzer zuerst in „seinem“ Bereich (Abteilungen, Standorten, Filialen o.ä.) suchen, danach kann er den Suchraum ausweiten. Alle Plattformen bieten die Möglichkeit, die Suchergebnisse nach Medien zu filtern: Die Ergebnisse werden nach Gruppen, Wiki-Seiten, Dokumenten, Blogs oder Veranstaltungen aufgesplittet.  ELGG ist hier noch Nachzügler, aber seit neuestem werden auch dort die Suchergebnisse aufgeteilt dargestellt. Das schafft tatsächlich Übersicht. Bei der Suche ist die Filtermöglichkeit wichtig, das Killerargument ist jedoch, ob die Suche auch schnell ist.

Usability

Geschwindigkeit ist ein weiterer zentraler Aspekt für die gesamte Plattform. Jive ist aus meiner Sicht völlig überladen. Zumindest reagierte das Onlinedemo extrem langsam auf jede Aktion. Unausgereift ist auch Jives Benutzerführung. Um die Auflistung aller Gruppen zu finden, klickt man sich schon einmal zehn Minuten durchs Programm. Und das ist kein Einzelfall.

In diesem Punkt ist Just Software um Meilen voraus. Aus den Kajoo-Erfahrungen heraus wird die Oberfläche möglichst einfach und übersichtlich gehalten. Das beginnt damit, dass die Nutzer nicht die ganze Bildschirmbreite absuchen müssen, sondern alle Informationen auf einem übersichtlichen Tableau geliefert bekommen.

Hier hat ELGG zum Teil noch Ausbaubedarf. Die jeweiligen Portalseiten sind rudimentär und auch für Entwickler nicht gut anzupassen. Allerdings teilen Just Software und ELGG eine wesentliche Erkenntnis der Web-Welt: Eine feste Navigation sorgt für Sicherheit und Überblick. Der grundsätzliche Seitenausbau, das Basislayout ändert sich nicht und so können Nutzer immer wieder schnell zurück zu den zentralen Einsprungknoten gelangen (in den eigenen Bereich, in eine andere Funktionalität, an den Anfang).

Dashboard

Einer dieser Einsprungknoten ist das Dashboard. Auf diesem findet man Informationen über Veränderungen im System, Neuigkeiten aus meinen Gruppen, Blogs und Kommentare. Oft ist es möglich gezielt bestimmte Seiten oder Themen zu beobachten. Hier ist es wichtig, dass die Nutzer Freiraum zur eigenen Gestaltung erhalten. Das Dashboard bei Just Software  ist noch sehr statisch, das heißt vom Nutzer nicht anpassbar.  Jive geht den Mittelweg und bietet ein allgemeines Dashboard an, das für alle gleich vom Unternehmen festgelegt wird und einem persönlichen Dashboard. ELGG geht hier konsequent den Weg, dass die Nutzer ihr Dashboard mit Widgets selbst zusammenstellen können sollen. Man sieht auch hier wieder die Bandbreite der Philosophien.

Und das ist es auch: Die Plattform muss zu den Anforderungen Ihres Unternehmens, zum realen Bedarf der Nutzer und zur neuen Philosophie im Unternehmen passen. Nehmen Sie sich auch Zeit für die Planung der Intranetarchitektur.

Fazit

In meinem Überblick interessierte mich vor allem die Nutzbarkeit und die Nutzerfreundlichkeit der drei Systeme. Von diesem Gesichtspunkt aus gehören alle drei in die engere Wahl, wenn ein Unternehmen zügig ein Social Network zur Verfügung stellen will.

Jive ist die mächtigste und ausgereifteste Lösung. Sie setzt viele Standards. Persönlich würde ich Jive aber nur als Vergleichspunkt für andere Systeme verwenden. Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit ist für die Akzeptanz einer Software viel wichtiger als eine umfassende Feature-Liste.

ELGG bleibt für mich die Open Source-Lösung für Social Networks. Die Anpassung kann aufwändig sein, aber die ELGG-Entwickler haben schon viele Kinderkrankheiten überwunden. Die Software bietet den Nutzern eine gute Funktionsauswahl und es macht Spaß, damit zu arbeiten. Für viele Unternehmen ist diese Lösung optimal. Nur einen Tick schneller könnte die Anwendung sein.

Auch wenn Just Software in einigen Detailfragen noch am weitesten vom Unternehmensalltag weg ist, bleibt die Software mein Favorit unter den proprietären Lösungen. Gerade in einem wachsenden und heterogenen Unternehmen kann die Software aufgrund seiner Basisarchitektur optimal sein.

Mosaik. Biennale Venedig 2009

… und das ist gut so.

Nach zahlreichen Wiki-Anwenderschulungen, die ich im Firmenkontext veranstaltet habe, bin ich zu der Erkenntnis gelangt, dass sich diese Software für Anfänger alles andere als intuitiv erweist. Zwar kennen viele User die Wikipedia, aber eben nur vom „Anschauen“ und „Lesen“. Wenn es darum geht, die aktive Mitarbeit im Wiki zu vermitteln, wird es für den Trainer zum Spießrutenlauf. Kommentare wie „Ich kann meine Seite nicht mehr finden!“, „Meine Änderungen sind verschwunden!“, „Warum muss ich denn so umständlich Tabellen programmieren?“ „In Word geht das viel einfacher!“ stehen auf der Tagesordnung.

Und natürlich kommt diese Wahrnehmung nicht von ungefähr. Ein Wiki ist eine klassische Webanwendung, mit all ihren Vor- und Nachteilen. Nutzer, die ihre bisherigen Use Cases mit Desktoplösungen wie Word, Excel oder Outlook totschlagen konnten, vermissen Annehmlichkeiten wie Drag and Drop, die automatische Speicherung und ein ausgefeiltes Formatierungssystem schmerzlich.

Selbst Erweiterungen, die die Arbeit im Wiki erleichtern sollen, wie z. B. ein WYSIWYG-Editor, könnten sich als kontraproduktiv erweisen, da sie dem Nutzer eine gewohnt perfekte Funktionsweise vorgaukeln, die sie nachwievor noch nicht garantieren können. Das schafft eher Enttäuschung als die erhoffte Erleichterung.

Doch auch die positiven Seiten dieser „Misere“ sind ganz deutlich zu erkennen. Gelingt es, in den Einführungsveranstaltungen ein grundlegendes Verständnis für den Wiki-Charakter zu generieren, kann die zukünftigen Wiki-Community nur davon profitieren:

• Die User entwickeln eine Vorstellung von und ein besseres Verständnis für die Funktionsweise einer Webanwendung, was die Toleranz gegenüber der Software erhöht.
• Die Nutzer können „ihr“ Basiswiki selbst gestalten und entwickeln eine gewisse Wertschätzung für die technischen Anpassungen.
• Die vergleichsweise rudimentäre Architektur des Wikis schafft in vielen Fällen ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl und eine Konzentration auf das Wesentliche, nämlich die kollaborative Wissensammlung, ganz nach dem Motto „das Medium ist die Botschaft“.

Damit keine Mißverständnisse aufkommen: Ich plädiere hiermit nicht für eine schlechte Software. Vielmehr fordere ich eine Toleranz gegenüber dem Funktionalen zugunsten einer neuen Möglichkeit der Kooperation. Auch DAS ist das Web 2.0.